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Akte abschließen (Schließen oder Löschen)

Wenn ein Fall beendet ist, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Akte administrativ zu bearbeiten: Sie können sie für den Mandanten schließen oder sie mitsamt aller Inhalte vollständig löschen.

Beide Optionen finden Sie an derselben Stelle:

  1. Öffnen Sie die Akte, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im ersten Reiter „Übersicht / Postfach“ befinden.
  3. Scrollen Sie auf dieser Seite ganz nach unten bis zum Ende des Inhaltsbereichs.
  4. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (drei Punkte). Es öffnet sich ein Untermenü.

Akte schließen (Mandat beenden)

Dies ist der empfohlene Standardweg, um ein Mandat als beendet zu kennzeichnen.
Wenn Sie auf „Akte schließen“ klicken, geschieht Folgendes:

  • Für die Kanzlei: Die Akte bleibt für Sie und Ihre Mitarbeiter vollständig einsehbar und archiviert. Sie kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden (sie wird schreibgeschützt).
  • Für den Mandanten: Der Mandant verliert den Zugriff auf alle Inhalte der Akte (Nachrichten, Chatverläufe und Dateien). Stattdessen sieht der Mandant in seiner App nur noch eine Seite mit dem Hinweis, dass das Mandat abgeschlossen ist.

Die Bewertungs-Funktion:

Beim Schließen der Akte haben Sie die Möglichkeit, den Mandanten zur Abgabe einer Bewertung einzuladen.

  • Wenn Sie dies wünschen, wird dem Mandanten auf seiner „Mandat abgeschlossen“-Seite ein Link zu den Bewertungsportalen angezeigt, die Ihr Administrator in den Einstellungen hinterlegt hat.
  • Sie können auf diese Einladung zur Bewertung auch verzichten. Dies ist sinnvoll, wenn Sie wissen, dass der Mandant unzufrieden war und Sie eine negative Bewertung vermeiden möchten.

Akte löschen

Mit dieser Option wird die Akte vollständig und unwiderruflich aus dem System entfernt.
Wenn Sie auf „Akte löschen“ klicken, müssen Sie diese Aktion in einer zweiten Sicherheitsabfrage erneut bestätigen.

Vorsicht: Diese Aktion ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie die Akte löschen, werden alle zugehörigen Daten, Konversationen, Chatverläufe und Dateien unwiderruflich gelöscht.

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